Niederlassung oder Gesellschaft? Was ist besser?

Häufig werden wir gefragt, was besser ist: eine Niederlassung oder eine GmbH.

Dabei werden meistens zwei Sachverhalte falsch eingeschätzt:

  1. Viele glauben, dass der Aufwand und die Kosten für die Errichtung und Verwaltung einer Niederlassung viel geringer sind als bei einer Tochtergesellschaft.
  2. Andere glauben, dass sie in Deutschland Geschäfte machen oder umfangreich vorbereiten können, ohne hier steuerpflichtig zu werden.

Die Form sowie die Art und Weise, in Deutschland eine Unternehmung zu gründen, sollte gut überlegt sein, denn von ihr hängen viele Faktoren ab, die im schlimmsten Falle zu teuren Fehlern führen, die nicht mehr rückgängig gemacht werden können.

Folgende Faktoren sind insbesondere zu berücksichtigen:

  • Kosten für die Gründung
  • Die laufende Besteuerung
  • Die Haftung für Verbindlichkeiten durch die Gesellschaft und die Gesellschafter
  • Kosten für die laufende Administration
  • Unternehmerische Gesichtspunkte, z.B. der Umgang und die Dauer der Aktivitäten in Deutschland.

Für ausländische Unternehmen, die in Deutschland aktiv werden wollen, bieten sich vor allem drei Formen an: Das Rep Office, die Niederlassung und die Tochtergesellschaft.

Niederlassung oder GmbH Was ist besser?

Niederlassung oder GmbH Was ist besser?

Betriebsstätte / Niederlassung

Eine Niederlassung ist eine rechtlich unselbständige Einheit eines Unternehmens. Sie trägt den Namen des Stammhauses mit dem Zusatz Niederlassung. Die Eintragung im Handelsregister ist zwingend erforderlich.

Eine Betriebsstätte ist ein steuerlich geprägter Begriff und entsteht unabhängig von der Eintragung im Handelsregister, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen.

Voraussetzung für eine Betriebsstätte:

  • Eine feste Einrichtung, von der Geschäfte betrieben werden.
  • Besteht nur für eine gewisse Zeit.
  • Unternehmer kann frei über sie verfügen (Schlüsselgewalt).

Selbst ein Warenlager oder eine Baustelle, die über sechs Monate andauert, kann eine Betriebsstätte sein. Ist eine Niederlassung im Handelsregister eingetragen, handelt es sich immer um eine Betriebsstätte.

Das im Ausland gebräuchliche Rep Office bzw. Repräsentationsbüro existiert in dieser Form in Deutschland nicht. Die geringste Form der geschäftlichen Betätigung in Deutschland durch ausländische Unternehmer ist, wenn man einmal vom Handelsvertreter absieht, wenn Mitarbeiter des ausländischen Unternehmens in Deutschland tätig werden, ohne die oben genannten Kriterien für eine Betriebsstätte zu erfüllen. Auch hierbei ist zu beachten, dass die Mitarbeiter in Deutschland unter Umständen sozialversicherungsrechtlich und ggf. steuerlich angemeldet werden müssen. Auf internationaler Ebene sind gravierende Änderungen geplant, so dass zukünftig bereits nur vorbereitende Vertriebstätigkeiten zur Entstehung einer Vertreterbetriebsstätte führen.

Auch in Fragen der Rechnungsstellung kann in manchen Fällen deutsches Umsatzsteuerrecht anwendbar sein. Gerade beim Onlinehandel / E-Commerce wird dies häufig übersehen. Erfahren Sie hier mehr zur Umsatzsteuer.

GmbH

Eine GmbH ist eine eigene juristische Person. Sie ist rechtlich selbständig von den Gesellschaftern oder der Muttergesellschaft. Sie wird nach außen vertreten durch ihren oder ihre Geschäftsführer. Ihr Name kann den Namen des Stammhauses beinhalten oder einen anderen Namen führen. Die Einschaltung eines Notars und die Eintragung im Handelsregister sind zwingend erforderlich.

Die GmbH entsteht mit der notariellen Errichtung

Dazu benötigt man einen Gesellschaftsvertrag. Den kann man innerhalb gewisser gesetzlicher Rahmen von einem Rechtsanwalt nach seinen Wünschen individuell gestalten lassen. Das kann sehr hilfreich sein, falls es in der Zukunft doch einmal zu Streitigkeiten zwischen den Gesellschaftern kommen sollte. Bis zur Eintragung im Handelsregister haften die Gründungsgesellschafter persönlich und unbeschränkt. Danach haften die Gesellschafter nur noch bis zur Höhe ihrer Einlage. Ist diese vollumfänglich erbracht, haften die Gesellschafter nicht mehr und die GmbH selbst haftet nur noch in Höhe ihres Vermögens. Das ist ein großer Vorteil der GmbH. Will man diese Haftung begrenzen, sollten regelmäßig Gewinnausschüttungen vorgenommen werden.

Das Stammkapital bei der GmbH beträgt mindestens 25.000 €

Hiervon muss mindestens die Hälfte vor der Eintragung im Handelsregister eingezahlt werden. Das Stammkapital muss am Anfang zur freien Verfügung der Geschäftsführer stehen. Nach Eintragung und Erhalt einer Steuernummer darf es aber auch innerhalb gewisser Grenzen z.B. für den Kauf von Anlagegütern für die laufende Geschäftstätigkeit eingesetzt werden.

Soll die GmbH beendet werden, kann sie liquidiert werden. Dabei ist das Sperrjahr zu beachten. Liegt Zahlungsunfähigkeit oder insolvenzrechtliche Überschuldung vor, müssen die Geschäftsführer ohne schuldhaftes Zögern, spätestens aber innerhalb von 3 Wochen, einen Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens beim zuständigen Amtsgericht stellen. Verstöße hiergegen können eine Straftat der Geschäftsführer darstellen und führen ggf. zu einer persönlichen Haftung der Geschäftsführer. Die Geschäftsführer sollten daher schon im eigenen Interesse die finanzielle Entwicklung der GmbH stets im Blick haben.

Die GmbH muss sich steuerlich registrieren lassen und regelmäßige Steuererklärungen abgeben. Hierzu zählen Umsatzsteuer-Voranmeldungen, die monatlich, quartalsweise oder jährlich abzugeben sind und die jährlichen Steuererklärungen bei der Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer. Beschäftigt die GmbH Arbeitnehmer, hat sie Arbeitgeberpflichten zu erfüllen. Hierzu zählt u.a. die Ermittlung und Abführung von Lohnsteuer und Beiträgen an die Sozialversicherungsträger.

Die GmbH hat einen Jahresabschluss aufzustellen

Inhalt und Bestandteile des Jahresabschlusses ergeben sich aus Größenkriterien, die im HGB definiert sind. Gleiches gilt für die Offenlegung bzw. Hinterlegung von Finanzdaten. Wollen die Gesellschafter Geld einlegen oder entnehmen, geht das grundsätzlich nur über Einlagen in das Eigenkapital oder über Ausschüttungen bzw. über Darlehen. Bei Ausschüttungen muss zuvor ein Gesellschafterbeschluss gefasst werden. Zudem muß eine Kapitalertragsteueranmeldung erstellt werden und an das Finanzamt übermittelt werden. Ggf. sind bis zu 25% Kapitalertragsteuer und 5,5% Solidaritätszuschlag einzubehalten, sodass der empfangende Gesellschafter nicht den vollen Betrag der Ausschüttung erhält.

Diese und andere Aufgaben im Steuer- und Rechnungswesen übernehmen wir gerne für Sie bzw. stehen Ihnen bei Fragen gerne zur Verfügung.

Vor- und Nachteile

Für die GmbH spricht die Haftungsbegrenzung auf ihr Vermögen und ihr guter Ruf im Geschäftsverkehr in Deutschland. Gegen die GmbH spricht das Mindeststammkapital und dass ein notariell beurkundeter Gesellschaftsvertrag erforderlich ist. Damit sind die Gründungskosten i.d.R. für die GmbH höher als für die Niederlassung. Zu beachten ist auch, dass für die Liquidation höhere Kosten anfallen und die GmbH erst nach einem Sperrjahr, in dem alle Verbindlichkeiten gegenüber Dritten getilgt wurden, liquidiert werden kann.

Für die Zweigniederlassung sprechen die etwas geringeren formalen Anforderungen bei der Gewinnermittlung. Diese muss bis zu bestimmten Umsatzgrenzen nur eine Einnahmenüberschussrechnung und keinen Jahresabschluss mit Anhang erstellen wie die GmbH. Damit hat sie auch mehr Spielraum bzgl. der Gewinnzuweisung zu bestimmten Jahren, in dem Zahlungen zurückgehalten oder vorgezogen werden.

Gegen die Zweigniederlassung spricht, dass, sofern es sich um eine im Handelsregister eingetragene Niederlassung handelt, alle rechtliche Änderungen der Muttergesellschaft auch im deutschen Handelsregister einzutragen sind. Im Übrigen ist der Verwaltungsaufwand ähnlich hoch wie bei der GmbH. Der größte Nachteil ist, dass die Muttergesellschaft für alle Verbindlichkeiten der Niederlassung unmittelbar und unbegrenzt haftet. Ein kleiner Fehler kann teuer werden.

Steuerlich macht die Form keinen Unterschied, da GmbH und Niederlassung der Körperschaft- und Gewerbesteuer und damit den gleichen Steuersätzen unterliegen.

Unsere Empfehlung: Aufgrund der Haftungsbegrenzung und des besseren Rufes empfehlen wir unseren Mandanten die Gründung einer GmbH.

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