Wie wir es schaffen, trotz Coronavirus mit hoher Qualität, Pünktlichkeit und Motivation weiterzuarbeiten
Deutschland und viele andere Länder werden derzeit von einer Pandemie getroffen. Das hat Auswirkungen auf Firmen und Privatpersonen. Uns bei Benefitax liegt die Gesundheit unserer Mitarbeiter am Herzen. Gleichzeitig liegt es uns am Herzen, dass unsere Mandanten die gewohnte Qualität und Pünktlichkeit unserer Leistungen erwarten dürfen. Dieser Beitrag soll aufzeigen, wie wir bei Benefitax mit Corona umgehen.
Die Umsätze der Steuerberatungsbranche sind derzeit nur wenig von der Pandemie betroffen. Bei uns ist das auch so und wir arbeiten auch während der Krise ohne Einschränkungen, wie z.B. Kurzarbeit. Alle Arbeiten werden wie gewohnt erledigt und pünktlich beim Finanzamt eingereicht. Wo der Gesetzgeber Fristen verlängert hat, profitieren unsere Mandanten davon. Außerdem haben wir zahlreiche Informationen über steuerliche und finanzielle Hilfen für durch Corona betroffene Unternehmen versendet.
Angewandtes Hygienekonzept
Um unsere Mitarbeiter zu schützen, folgen wir seit Beginn der Krise einem umfangreichen Hygiene- und Abstandskonzept (https://www.zeit.de/wissen/gesundheit/2020-10/corona-tipps-zum-ausdrucken.pdf). Von Anfang an wurden Hinweise zum Schutz und zur Vorbeugung angebracht, Desinfektionsmittel bereitgestellt und die Bestuhlung so umgestellt, dass der Mindestabstand von 1,50 m zum Sitznachbarn eingehalten wird.
Mit der dritten Verordnung zur Änderung der SARS-CoV-2-Arbeitschutzveordnung vom 21.04.2021 bieten wir als Arbeitgeber ab dem 23.04.2021 für alle Beschäftigten, die nicht ausschließlich in ihrer Wohnung arbeiten, mindestens zweimal pro Kalenderwoche einen Test an. Wer Anzeichen von Corona hat oder aus einem Risikogebiet zurückkehrt, darf das Büro nicht mehr betreten und wird angehalten, sich testen zu lassen. Erst nach Vorlegen eines negativen Tests darf er oder sie ins Büro zurückkehren.
Der Arbeitsalltag der Benefitax in Zeiten der Pandemie
Im Verlauf der Verschärfung der Krise und der von der Politik empfohlenen bzw. angeordneten Maßnahmen haben auch wir nachgelegt. Mandanten werden nicht mehr bei uns im Büro empfangen, sondern mit diesen wird nur noch per Telefon, Email oder Online kommuniziert. Auch fahren wir nicht mehr zu persönlichen Treffen zu unseren Mandanten. Alle Fortbildungen werden nur noch Online absolviert. Auch interne Besprechungen werden grundsätzlich Online durchgeführt. Sollte es dennoch einmal zu Ausbildungs- oder Abstimmungszwecken notwendig sein, mit mehreren Mitarbeitern in einem Raum unter Wahrung der Abstandsregeln zusammenzukommen, wird eines der hierfür angeschafften Luftfiltergeräte mit HEPA-Filter eingesetzt und der Raum wird regelmäßig gelüftet.
Für alle Mitarbeiter wurde ein IT-Zugang für das Arbeiten aus dem Homeoffice eingerichtet. Wir bieten jedem Mitarbeiter an, vom Homeoffice aus zu arbeiten. Arbeitnehmer sind verpflichtet, das Homeoffice-Angebot anzunehmen, soweit ihrerseits keine Gründe entgegenstehen.
Wir halten wöchentlich eine Teamsitzung mit allen Mitarbeitern online ab. Dieser Weg wurde in Abstimmung mit den Mitarbeitern gewählt, um den regelmäßigen Austausch untereinander zu gewährleisten. Den Mitarbeitern, die in Büro kommen, stellen wir kostenlos medizinische OP- oder FFP2-Masken zur Verfügung.
Bereits Anfang 2020 haben wir eine „Datenschutz-Richtlinie der Benefitax GmbH zur Heimarbeit („Home-Office“)“ verabschiedet, die sicherstellt, dass unbefugte Dritte keinen Zugang zu vertraulichen Daten erhalten können.
Voranschreitende Digitalisierung – trotz und wegen Corona
Die ohnehin für 2020 weitere geplante Digitalisierung unserer Arbeit wurde durch Corona etwas beschleunigt. So arbeiten wir heute weitgehend papierlos. Dies wurde durch die revisionssichere Ablage von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und eine individuelle Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erreicht. Mandanten überlassen uns Belege und Verträge zur Bearbeitung fast nur noch als gescannte Dokumente. Wer uns trotzdem noch Papierbelege sendet, erhält diese nach der Bearbeitung zurück, ohne dass wir davon Papierkopien machen. So leisten wir einen Beitrag zu weniger Papierverbrauch und zum Klimaschutz. Mandanten erhalten online Zugriff auf ihre Belege und Auswertungen via „Unternehmen Online“ der DATEV. Lohnabrechnungen bieten wir über „DATEV Arbeitnehmer Online“ ebenfalls digital an. Mandanten, die auch umsteigen und papierlos werden möchten, bieten wir Unterstützung bei der Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen und unser IT-Serviceprovider bei der Auswahl eines geeigneten Dokumenten-Managementsystems an.
Bleiben Sie gesund. Auf uns können Sie auch in der Pandemie als verlässlichen Partner zählen, wenn es um Steuern & Rechnungswesen geht.
