Wie wir es schaffen, trotz Coronavirus mit hoher Qualität, Pünktlichkeit und Motivation weiterzuarbeiten

Deutschland und viele andere Länder werden derzeit von einer Pandemie getroffen. Das hat Auswirkungen auf Firmen und Privatpersonen. Uns bei Benefitax liegt die Gesundheit unserer Mitarbeiter am Herzen. Gleichzeitig liegt es uns am Herzen, dass unsere Mandanten die gewohnte Qualität und Pünktlichkeit unserer Leistungen erwarten dürfen. Dieser Beitrag soll aufzeigen, wie wir bei Benefitax mit Corona umgehen.

Die Umsätze der Steuerberatungsbranche sind derzeit nur wenig von der Pandemie betroffen. Bei uns ist das auch so und wir arbeiten auch während der Krise ohne Einschränkungen, wie z.B. Kurzarbeit. Alle Arbeiten werden wie gewohnt erledigt und pünktlich beim Finanzamt eingereicht.  Wo der Gesetzgeber Fristen verlängert hat, profitieren unsere Mandanten davon. Außerdem haben wir zahlreiche Informationen über steuerliche und finanzielle Hilfen für durch Corona betroffene Unternehmen versendet.

Angewandtes Hygienekonzept

Um unsere Mitarbeiter zu schützen, folgen wir seit Beginn der Krise einem umfangreichen Hygiene- und Abstandskonzept (https://www.zeit.de/wissen/gesundheit/2020-10/corona-tipps-zum-ausdrucken.pdf). Von Anfang an wurden Hinweise zum Schutz und zur Vorbeugung angebracht, Desinfektionsmittel bereitgestellt und die Bestuhlung so umgestellt, dass der Mindestabstand von 1,50 m zum Sitznachbarn eingehalten wird. Wer sich unwohl fühlt, kann von zuhause aus arbeiten. Wer Anzeichen von Corona hat oder aus einem Risikogebiet zurückkehrt, darf das Büro nicht mehr betreten und wird angehalten, sich testen zu lassen. Erst nach Vorlegen eines negativen Tests darf er oder sie ins Büro zurückkehren. Zum Glück ist bislang noch keiner unserer Mitarbeiter positiv auf Corona getestet worden. Für alle Mitarbeiter wurde ein IT-Zugang für das Arbeiten aus dem Homeoffice eingerichtet.

Der Arbeitsalltag der Benefitax in Zeiten der Pandemie

Im Verlauf der Verschärfung der Krise und der von der Politik empfohlenen bzw. angeordneten Maßnahmen haben auch wir nachgelegt. So arbeiten unsere Fachteams wechselnd wochenweise im Büro bzw. im Homeoffice. Damit und mit einem Anwesenheitsplan steht jedem im Büro anwesenden Mitarbeiter ein Einzelzimmer zur Verfügung. Mandanten werden nicht mehr bei uns im Büro empfangen, sondern mit diesen wird nur noch per Telefon, Email oder Online kommuniziert. Auch fahren wir nicht mehr zu persönlichen Treffen zu unseren Mandanten. Alle Fortbildungen werden nur noch Online absolviert. Unsere Weihnachtsfeier 2020 wurde abgesagt und stattdessen durfte sich jeder Mitarbeiter ein Geschenk wünschen. Auch interne Besprechungen werden grundsätzlich Online durchgeführt. Sollte es dennoch einmal zu Ausbildungs- oder Abstimmungszwecken notwendig sein, mit mehreren Mitarbeitern in einem Raum unter Wahrung der Abstandsregeln zusammenzukommen, wird eines der hierfür angeschafften Luftfiltergeräte mit HEPA-Filter eingesetzt und der Raum wird regelmäßig gelüftet.

Unsere Mitarbeiter haben darüber hinaus die Möglichkeit, durchgängig aus dem Homeoffice zu arbeiten, wenn sie das wünschen oder sich dort sicherer fühlen.

Allerdings verzichten wir darauf, sie dazu zu zwingen. Viele Arbeitnehmer, die langfristig im Homeoffice arbeiten, klagen über soziale Vereinsamung und reden von dem Gefühl, dass ihnen zuhause „die Decke auf den Kopf fällt“. Mit der von uns gewählten Maßnahme beugen wir dieser Vereinsamung vor. Zudem halten wir wöchentlich eine Teamsitzung mit allen Mitarbeitern online ab, und die Teamleiter des im Homeoffice befindlichen Teams sind angehalten, täglich eine Onlinebesprechung mit allen Mitgliedern ihres Teams zur Abstimmung durchzuführen. Dieser Weg wurde in Abstimmung mit den Mitarbeitern gewählt, um den regelmäßigen Austausch untereinander zu gewährleisten. Den Mitarbeitern, die in Büro kommen, stellen wir kostenlos medizinische OP- oder FFP2-Masken zur Verfügung.

Für das Büro wurden Ende 2020 für fast alle Mitarbeiter neue ergonomische Bürostühle angeschafft und angeboten, den bisherigen (alten) Bürostuhl ins Homeoffice mitzunehmen. Für die Online Meetings bzw. Schulungen wurden Headsets und Kameras angeschafft und Schulungen bzw. Testsessions durchgeführt, um den Umgang mit den gängigen Online Konferenztools zu schulen. Zudem haben wir bereits Anfang 2020 eine „Datenschutz-Richtlinie der Benefitax GmbH zur Heimarbeit („Home-Office“)“ verabschiedet, die sicherstellt, dass unbefugte Dritte keinen Zugang zu vertraulichen Daten erhalten können.

Voranschreitende Digitalisierung – trotz und wegen Corona

Die ohnehin für 2020 weitere geplante Digitalisierung unserer Arbeit wurde durch Corona etwas beschleunigt. So arbeiten wir heute weitgehend papierlos. Dies wurde durch die revisionssichere Ablage von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und eine individuelle Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erreicht. Mandanten überlassen uns Belege und Verträge zur Bearbeitung fast nur noch als gescannte Dokumente. Wer uns trotzdem noch Papierbelege sendet, erhält diese nach der Bearbeitung zurück, ohne dass wir davon Papierkopien machen. So leisten wir einen Beitrag zu weniger Papierverbrauch und zum Klimaschutz. Mandanten erhalten online Zugriff auf ihre Belege und Auswertungen via „Unternehmen Online“ der DATEV. Lohnabrechnungen bieten wir über „DATEV Arbeitnehmer Online“ ebenfalls digital an. Mandanten, die auch umsteigen und papierlos werden möchten, bieten wir Unterstützung bei der Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen und unser IT-Serviceprovider bei der Auswahl eines geeigneten Dokumenten-Managementsystems an.

Bleiben Sie gesund. Auf uns können Sie auch in der Pandemie als verlässlichen Partner zählen, wenn es um Steuern & Rechnungswesen geht.

Digitalisierung bei Benefitax