Während alle Unternehmen bereits seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen müssen, nähert sich auch die Pflicht, E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können.
Die gilt ab 1.1.2027 für alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von > 800.000 € und für alle andere ab 1.1.2028.
Ausnahmen gibt es dann nur noch für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, B2C-Rechnungen (Endverbraucher), Kleinstbetragsrechnungen (<250 €), Fahrausweise und Leistungen, die von Kleinunternehmen erbracht werden.
Zudem soll ab 2028 ein digitales Meldesystem eingeführt werden, das heißt, das Finanzamt bekommt beim Versand und Erhalt jeder E-Rechnung eine digitale Information und kann diese sofort abgleichen.
Beim Empfangen von E-Rechnung konnten wir unseren Buchhaltungsmandanten unproblematisch ein geeignetes DATEV-Programm für den Rechnungseingang bereitstellen.
Bei Rechnungserstellung und -versand sind wir in der Regel nicht involviert und der Mandant muss sich selbst darum kümmern, dass sein eigenes Fakturaprogramm die Anforderungen erfüllt.
Da die Umstellung nicht mal so eben an einem Tag erledigt werden kann und viele Dienstleister gegen Jahresende ausgebucht sein dürften, empfehlen wir Ihnen, sich jetzt damit zu befassen und schon jetzt umzustellen.
Zur Erinnerung: Word, Excel, Bild- und pdf-Dateien sind keine E-Rechnungen. Das sind nur maschinell auswertbare Rechnungen, die die E-Norm EN 16931 erfüllen, wie zum Beispiel die X-Rechnung oder ZUGFeRD 2.X. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob er das erfüllt und ob es bei Ihnen eingerichtet ist.
Um Kosten und Zeiten zu sparen sollten möglichst keine Medienbrüche mehr vorhanden sein, das heißt eine E-Rechnung sollte vom Rechnungseingang über Prüfung & Freigabe, Buchung & Zahlung bis hin zur Archivierung & Auswertung auch nur elektronisch weiterverarbeitet werden und nicht zum Beispiel abgetippt werden.
Unser Softwareanbieter DATEV hat hier verschiedene Lösungen im Angebot. Alternativ kann geprüft werden, ob es eine Schnittstelle zwischen Ihrem Fakturaprogramm und unserer DATEV Software gibt. Das kann wertvolle Zeit einsparen. Aktuell planen 74 Softwarehersteller eine Anbindung an die DATEV E-Rechnungsplattform.