Überprüfung und Abrechnung von Reisekosten

Die sachliche und inhaltliche Überprüfung der Reisekostenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter können Sie oder die von Ihnen benannten fachlichen Vorgesetzten am besten überprüfen. Auf Wunsch können wir Ihnen Arbeit abnehmen und die rechnerische Kontrolle der eingereichten Abrechnungen übernehmen und an den Schnittstellen zum Zahlungsverkehr, der Lohnabrechnung und der Finanzbuchhaltung für Sie tätig werden. Das vermeidet Doppelerfassungen.

Am wichtigsten ist jedoch die Kontrolle, ob in den eingereichten Reisekostenabrechnungen Beträge enthalten sind, die der Lohnsteuer oder der Sozialversicherung unterworfen werden müssen. Das erkennt der Laie nicht ohne weiteres auf den ersten Blick. Die Nichtbeachtung führt in der Regel zu Problemen bei der nächsten Betriebsprüfung, Lohnsteuer-Sonderprüfung oder Prüfung der Deutschen Rentenversicherung „DRV“. Für Geschäftsführer ist zu beachten, dass diese in bestimmten Fällen persönlich für nicht abgeführte Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge haften können (z.B. unterlassene Insolvenzanmeldung).

Überprüfung und Abrechnung von Reisekosten

Überprüfung und Abrechnung von Reisekosten

Ein Beispiel, wie schnell Sie Steuerhinterziehung begehen können

Ein Mitarbeiter war an einem Tag 15 Stunden auf einer Dienstreise innerhalb Deutschlands unterwegs. Er hat einen wichtigen Kunden im Adlon getroffen und sich dort zuvor aus Zeitgründen alleine ein Mittagsmenü für 60 € gegönnt. Jetzt gibt es verschiedene Möglichkeiten:

a) Der Arbeitgeber erstattet nur den lohnsteuerlichen Pauschbetrag von 12 € und der Mitarbeiter muss die Differenz zu den tatsächlichen Kosten selbst tragen, d.h. diese dürfen bei der Lohnabrechnung nicht mit ausgezahlt werden.

b) Der Arbeitgeber erstattet einen höheren oder den vollen Betrag. 12 € bleiben lohnsteuerfrei. Weitere 12 € können zum Pauschalsteuersatz von 25% abgerechnet werden. Der übersteigende Betrag muss voll der individuellen Lohnsteuer des Arbeitnehmers unterworfen werden. Sozialversicherung kommt ggf. hinzu.

c) Wer als Arbeitgeber den vollen Betrag steuerfrei auszahlt begeht Steuerhinterziehung und Hinterziehung der Sozialversicherungsbeiträge.

So rechnen wir die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter ab

Sie oder Ihre Mitarbeiter übermitteln uns monatlich die Reisekostenabrechnungen und alle dazugehörigen Belege. Wir kontrollieren,

  • ob der fachliche Vorgesetzte oder Chef die Reisekostenabrechnung genehmigt hat.
  • ob alle Summen rechnerisch korrekt ermittelt worden sind oder ob sich Fehler eingeschlichen haben.
  • ob die in der Abrechnung eingetragenen Beträge mit den Belegen übereinstimmen und für alle Eintragungen vollständig Belege vorliegen.
  • die eingereichten Belege hinsichtlich des korrekten Vorsteuerabzugs und machen diesen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldungen für Sie geltend und verbuchen alle Belege.
  • ob die geltend gemachten Pauschbeträge (z.B. für Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtung) mit den jeweiligen steuerlichen Vorschriften übereinstimmen. Dabei beachten wir die Abwesenheit des Mitarbeiters vom Wohnort und das Land, in dem er sich aufgehalten hat.
  • ob Sie als Arbeitgeber Mahlzeiten oder andere geldwerte Vorteile auf Dienstreisen lohnversteuern oder der Sozialversicherung unterwerfen müssen. Soweit wir auch Ihre Lohnbuchhaltung erstellen nehmen wir lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtige Beträge dort automatisch auf.
  • dass die Mitarbeiter die geprüften Reisekosten ausgezahlt bekommen.

Reisekosten: ständiger Wandel der Vorschriften

Die lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften für die Abrechnung von Reisekosten sind einem permanenten Wandel unterworfen. Wer nicht mit ständig aktualiserten Programmen und neuesten Gesetzen arbeitet läuft Gefahr falsche Lohnsteueranmeldungen und Beitragsnachweise zur Sozialversicherung abzugeben und die Reisekosten falsch in der Buchhaltung zu erfassen. Unsere im Lohnbereich eingesetzten Mitarbeiter besuchen regelmäßig Fortbildungen, auf denen die neuen Vorschriften geschult werden. Wir schaffen jährlich aktuelle Standardwerke zum Thema Lohn an und haben online Zugriff auf stets aktuelle umfangreiche Steuerrechtsdatenbanken. Über unsere Softwareanbieter erhalten wir stets aktualsierte Programme, die die neuesten Vorschriften und Lohnsteuertabellen berücksichtigen. Unsere Lohnbuchhalter können sich bei komplexen Sachverhalten mit unseren Steuerberatern fachlich abstimmen.

Folgende Themen ändern sich bei Reisekosten in der Regel jährlich:

  • Lohnsteuertabellen
  • Beiträge zur Sozialversicherung
  • Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen
  • Pauschalen für Übernachtungen
  • Details der Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über unsere Leistungen zu Reisekosten erfahren und ein Angebot erhalten wollen.

Reisekosten richtig abrechnen – rechtlich und steuerlich auf der sicheren Seite.
Rufen Sie uns an: 069-25622760
Schreiben Sie uns: info@benefitax.de