Überprüfung und Abrechnung von Reisekosten

Warum benötigt man einen Steuerberater zur Kontrolle der Reisekosten?

Sofern Dienstreisen unternommen werden, müssen die Reisekosten in der Buchhaltung erfasst und dem jeweiligen Mitarbeiter erstattet werden. Warum es sinnvoll ist, das durch einen Spezialisten wie Benefitax erledigen zu lassen, lesen Sie hier.

Die Digitalisierung schreitet voran – Wir sind dabei!

Reisekostenabrechnungen und die dazugehörigen Belege erhalten wir am liebsten digital. Hierzu scannen Sie bzw. Ihre Mitarbeiter Ihre Reisekostenabrechnung mit den zugehörigen Belegen. Nachdem wir für alle Berechtigten einen Zugang zu unserer geschützten Datenbank eingerichtet haben können die Mitarbeiter die Dateien direkt per E-Mail an unseren Softwareanbieter DATEV senden. Pro E-Mail können bis zu 10 Dateianhänge mit insgesamt 20 Megabyte hochgeladen werden. Wir verknüpfen dann jeden Buchungssatz mit dem jeweiligen digitalen Beleg im Programm Unternehmen online, so dass wir in Zukunft die entsprechenden Belege in kurzer Zeit wiederaufrufen können. Das spart enorm Zeit bei Rückfragen, der Jahresabschlusserstellung bzw.-prüfung und späteren Betriebsprüfungen. Außerdem ist kein Hin- und Zurücksenden von Papierbelegen per Post mehr erforderlich. Das spart Geld und Zeit und schont die Umwelt, wenn z.B. Belege, die Sie digital erhalten, nicht mehr gedruckt werden müssen.

Unser Softwareprovider DATEV bietet auch die Möglichkeit, Belege zu fotografieren und per Smartphone App hochzuladen. Damit können Sie und Ihre Mitarbeiter auf Reisen alle erhaltenen Papierbelege wie Taxiquittungen, Restaurantrechnungen, Fahrkarten, Kreditkartenabrechnungen oder sonstige Kleinbelege sofort digital erfassen.
Die Zeit für die Nachbearbeitung am „Büro Tag“ oder Wochenende entfällt bzw. wird deutlich reduziert. Wartezeiten auf Reisen können sinnvoll genutzt werden. Allerdings ist mit höherem Zeitaufwand/Kosten beim Steuerberater und für die Installation und Speicherung der Belege in der gesicherten DATEV-Cloud zu rechnen. Aktuell raten wir nur eingeschränkt zur Nutzung der Smartphone App, da einige Anwender Probleme damit haben.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Überprüfung und Abrechnung von Reisekosten

Überprüfung und Abrechnung von Reisekosten

So rechnen wir die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter ab

Sie oder Ihre Mitarbeiter übermitteln uns monatlich die Reisekostenabrechnungen und alle dazugehörigen Belege. Wir kontrollieren,

  • ob der fachliche Vorgesetzte oder Chef die Reisekostenabrechnung genehmigt hat.
  • ob alle Summen rechnerisch korrekt ermittelt worden sind oder ob sich Fehler eingeschlichen haben.
  • ob die in der Abrechnung eingetragenen Beträge mit den Belegen übereinstimmen und für alle Eintragungen vollständig Belege vorliegen.
  • die eingereichten Belege hinsichtlich des korrekten Vorsteuerabzugs, machen diesen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldungen für Sie geltend und verbuchen alle Belege.
  • ob die geltend gemachten Pauschbeträge (z.B. für Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtung) mit den jeweiligen steuerlichen Vorschriften übereinstimmen. Dabei beachten wir die Abwesenheit des Mitarbeiters vom Wohnort und das Land, in dem er sich aufgehalten hat.
  • ob Sie als Arbeitgeber Mahlzeiten oder andere geldwerte Vorteile auf Dienstreisen lohnversteuern oder der Sozialversicherung unterwerfen müssen. Soweit wir auch Ihre Lohnbuchhaltung erstellen, nehmen wir lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtige Beträge dort automatisch auf.
  • dass die Mitarbeiter die geprüften Reisekosten ausgezahlt bekommen.

Wie wir es schaffen, den ständigen Wandel der lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften für die Abrechnung von Reisekosten zu meistern, lesen Sie hier.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie mehr über unsere Leistungen zu Reisekosten erfahren und ein Angebot erhalten wollen.

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Schreiben Sie uns: info@benefitax.de