Warum sollte jemand ein Tax-CMS haben?

Steuerhinterziehung ist in Deutschland ein Verbrechen und kann mit bis zu 10 Jahren Haft bestraft werden. Dies gilt auch für Personen, die im Auftrag eines Unternehmens handeln, z.B. als Geschäftsführer oder Vorstandsmitglied. Neben einer D&O-Versicherung kann ein Tax-CMS helfen, diese zu schützen, falls mal etwas schief gelaufen ist. Wenn sie dann beweisen können, dass sie nicht absichtlich gehandelt haben und Verfahren eingeführt haben, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Regeln einhält gilt folgendes laut dem Bundesfinanzministerium: „Wenn der Steuerpflichtige ein internes Kontrollsystem eingeführt hat, das die Erfüllung von Steuerpflichten beinhaltet, kann dies darauf hindeuten, dass weder Vorsatz noch leichtfertige Untertreibung von Steuern vorliegt.“ Wenn ein gravierender Fehler gemacht wurde sind die Chancen für Vorstände und Geschäftsführer ohne Strafe oder mit leichtfertiger Steuerverkürzung davonzukommen (was in der Regel nur mit einer Geldstrafe geahndet wird) viel höher, wenn sie zuvor ein Tax-Compliance-Management-System eingeführt hatten.

Tax-Compliance-Management-Systeme

Damit Sie nicht ins Gefängis gehen: Tax-Compliance-Management-Systeme

Was ist ein Tax-CMS?

Unter einem Compliance Management System (CMS) sind die auf der Grundlage der von den gesetzlichen Vertretern festgelegten Ziele eingeführten Grundsätze und Maßnahmen eines Unternehmens zu verstehen, die auf die Sicherstellung eines regelkonformen Verhaltens der gesetzlichen Vertreter und der Mitarbeiter des Unternehmens sowie ggf. von Dritten abzielen. Es geht also um die Einhaltung bestimmter Regeln und damit auf die Verhinderung von wesentlichen Verstößen.

Ein Tax Compliance Management System (Tax CMS) ist ein abgegrenzter Teilbereich eines CMS, dessen Zweck die vollständige und zeitgerechte Erfüllung steuerlicher Pflichten ist.

Wer braucht ein Tax-CMS?

  • Große Unternehmen, insbesondere börsennotierte Unternehmen und solche in Form einer AG, ist gesetzlich oder durch den Corporate Governance Kodex vorgeschrieben:
    • Der Verwaltungsrat muss ein Risikofrüherkennungssystem einrichten und unterhalten.
    • Der Aufsichtsrat bzw. sein Prüfungs- oder Compliance-Ausschuss hat zu prüfen, ob die Geschäftsführer/Vorstände ihren Aufgaben nachkommen.
  • Unternehmen mit Steuerbetrug, Korruption, Umsatzsteuerkarussell oder Geldwäsche in der Vergangenheit
  • Mittelständische Unternehmen in bestimmten Branchen, z.B.
    • Banken brauchen Geldwäscheregelungen
    • Maschinenhersteller müssen die Produkthaftung managen
    • Ausländische Unterauftragnehmer müssen sich an die Mindestlohnregelungen in Deutschland halten
  • Mittelständische Unternehmen mit Aktivitäten im Ausland. Falls etwas schiefgeht reicht es nicht aus, zu sagen, man habe das nicht gewusst. Man muss fremde Regeln kennen und deren Einhaltung überprüfen. Kann man das nicht muss ein Berater engagiert werden.
  • Unternehmen, die häufig in den Medien präsent sind und in der Öffentlichkeit ein hohes Ansehen genießen müssen

Grundelemente eines Tax-CMS

Wie geht man mit einem Tax-CMS vor?

  1. Identifizierung der Risikobereiche im Unternehmen und der verschiedenen Gesetze, die das Unternehmen betreffen können.
  2. Maßnahmen zur Erkennung und Vermeidung von Regelverstößen bei allen wesentlichen Risiken umsetzen.
  3. Lassen Sie das System bei Bedarf von einem externen Gutachter prüfen, der ein Gutachten erstellt.
  4. Regelmäßig neu prüfen.

Folgende Elemente sollten für die Muttergesellschaft und alle Tochtergesellschaften gelten:

  • Compliance-Kultur
  • Compliance-Ziele
  • Compliance-Risiken
  • Compliance-Programm (Details siehe unten)
  • Compliance-Organisation
  • Compliance-Kommunikation
  • Compliance-Überwachung und -Verbesserung

Compliance-Programm: Vorbeugende Maßnahmen:

  • Erstellung von Richtlinien und fachlichen Anweisungen
  • Bereitstellung von Checklisten
  • Schulung der beteiligten Mitarbeiter
  • Kommunikation von Gesetzesänderungen
  • Zuständigkeitsregelungen und Funktionstrennung
  • Vertretungsregelungen
  • Unterschriftsregelungen
  • Berechtigungskonzepte (Zugriff auf Daten, Akten etc.)
  • Dokumentationsanweisungen
  • Beschreibung der Aufgaben, die auf externe Dienstleister übertragen werden, und der Schnittstellen zu diesen Dienstleistern
  • Sicherstellung, dass zuständige Mitarbeiter stets auf Richtlinien und Organisationsanweisungen zugreifen können.

Compliance-Programm: Detektive Maßnahmen:

  • Prozessintegrierte Maßnahmen
  • Systematische Auswertung von Daten auf Besonderheiten
  • Organisatorische und/oder technische Kontrollen
  • Anlassbezogene oder stichprobenhafte Untersuchung, ob das Tax Compliance-Programm den betroffenen Mitarbeitern bekannt ist.

Prüfung eines Tax-CMS

Zweck der Prüfung ist es, eine Aussage über die von der Gesellschaft definierten steuerlichen CMS-Grundsätze zu treffen.

  • Sind die Grundsätze und Maßnahmen des Tax-CMS in allen wichtigen Bereichen ausreichend dokumentiert?
  • Sind die Grundsätze und Maßnahmen des Tax-CMS geeignet, wesentliche Regelverstöße zu erkennen und zu vermeiden?
  • Sind die Grundsätze und Maßnahmen des Tax-CMS zu einem bestimmten Zeitpunkt umgesetzt worden?
  • Sind die Grundsätze und Maßnahmen des Tax-CMS zu einem bestimmten Zeitpunkt wirksam gewesen?

Vorteile eines Tax-CMS

  • Stellen Sie sicher, dass Sie sich an das Gesetz halten.
  • Vorbeugung, insbesondere Früherkennung und Vermeidung von Risiken, die zu Schäden oder Betrug führen können, wie z.B. Geldverlust, Reputation, Reduzierung der Haftung und Wahrscheinlichkeit von Strafen.
  • Sofern umgesetzt, können die Behörden leichter davon überzeugt werden, Fahrlässigkeit oder einen einmaligen Fehler der verantwortlichen Person anzunehmen; Strafen können vermieden oder verringert werden.
  • Aufbau und Erhalt Ihrer Marke, Vertriebsunterstützung: Einige Kunden erwarten, dass ihre Lieferanten die Gesetze einhalten und dies nachweisen können, z.B. durch ein Gutachten ihres Tax-CMS.

Wie können wir helfen?

Benefitax unterstützt Sie bei der Einrichtung Ihres individuellen Tax-CMS. Wir können entweder die verantwortliche Person in Ihrem Unternehmen bei der Einrichtung unterstützen oder, sofern uns ausreichende Informationen und Unterlagen zur Verfügung gestellt werden, ein komplettes Tax-CMS für Sie erstellen.

Falls wir nicht an der Erstellung beteiligt waren, können wir als Prüfer fungieren und einen Prüfungsbericht erstellen, den Sie für Ihr Marketing und zur Vertriebsunterstützung verwenden können. Der Prüfungsumfang kann von einer reinen Angemessenheitsprüfung als absolutes Minimum bis hin zu einer Wirksamkeitsprüfung reichen, die intensiver und vorzuziehen ist.