Belege unterwegs fotografieren und per App hochladen

Voraussetzungen und Einrichtung:

• Sie müssen zwingend die DATEV-Anwendung „Unternehmen online“ nutzen, die zusätzliche Kosten nach sich zieht, aber auch weitere Vorteile mit sich bringt. Dazu zählt z.B. die revisionssichere Archivierung von Belegen, der jederzeitige Online Lesezugriff auf die eigene Buchhaltung und Auswertungen mit Zugriff auf die mit den einzelnen Buchungssätzen verknüpften eingescannten Belege. Details finden Sie hier.
• Jeder Anwender, d.h. jeder Mitarbeiter des Mandanten, der das nutzen soll, benötigt ein Smartphone mit IOS- (I-Phones) oder Android Betriebssystem ab Version 5.1 und muss die folgenden beiden Apps herunterladen und nutzen:
  1. Die App „DATEV SmartLogin“ wird zur Authentifizierung benötigt
  2. Die App „DATEV Upload Mobil“ wird zum Fotografieren und Upload benötigt.
• Unterstützung bei der Ersteinrichtung durch uns oder unseren IT-Provider.
• Nun können Sie Ihre Belege abfotografieren und in DATEV Unternehmen Online hochladen.
• Nach dem Upload steht uns Ihr Beleg sofort zur weiteren Verarbeitung bereit.

Vorteile:

• Einfache und schnelle Digitalisierung und Übertragung von Belegen – auch von unterwegs
• Intuitive Bedienung & simple Handhabung
• Zeitersparnis beim Unternehmer bzw. seinen Mitarbeitern, die viel unterwegs sind
• Nutzung von unproduktiven Zeiten
• Kein Suchen von Belegen mehr am Wochenende oder Monatsende, wenn die Reisekosten abgerechnet werden
• Belege sind früher beim Steuerberater/Chef und können früher erstattet werden
• Sofortiger Zugriff und Weiterbearbeitung der Belege in der Buchhaltung nach dem Upload

Nachteile:

• Hohes Datenvolumen wird verbraucht, wenn Belege von unterwegs ohne W-LAN-Verbindung hochgeladen werden
• Unternehmen Online ist zwingend erforderlich
• Hohe Speicherkosten bei großer Beleganzahl (ca. 1 MB statt 75 KB Speicherplatz/Seite). Je 500 MB zusätzlicher Speicherplatz kosten aktuell 3,50 €/Monat zusätzlich. Da Buchungsbelege 10 Jahre aufzubewahren sind kosten z.B. 5 GB in 10 Jahren 4.200 € statt 323 € bei der Nutzung eines normalen Scanners.
• Es gibt keine Kopplung der Fotografien mit Zusatzinformationen (z.B. die Stundenanzahl der Abwesenheit von Zuhause, welcher Kunde oder welches Land besucht wurde), d.h. Sie müssen weiterhin eine Reisekostenabrechnung für Dienstreisen erstellen und/oder Zusatzinformation vor dem Fotografieren handschriftlich auf dem Beleg vermerken. Ansonsten kommt es zu Unklarheiten, die Rückfragen erforderlich machen.
• Die automatische Bilderkennung dauert sehr lange und ist nicht in allen Fällen zuverlässig. Beim manuellen Fotografieren ist die Qualität der Dokumente schlechter als beim Scannen im Büro oder Zuhause. Unleserliche oder unvollständige Dokumente machen ggf. Rückfragen erforderlich.

Stand: 1.8.2019. Haben Sie Fragen? Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung und Einrichtung.