Warum benötigt man einen Steuerberater zur Kontrolle der Reisekosten?
Die sachliche und inhaltliche Überprüfung der Reisekostenabrechnungen Ihrer Mitarbeiter können Sie oder die von Ihnen benannten fachlichen Vorgesetzten am besten überprüfen. Auf Wunsch können wir Ihnen Arbeit abnehmen und die rechnerische Kontrolle der eingereichten Abrechnungen übernehmen und an den Schnittstellen zum Zahlungsverkehr, der Lohnabrechnung und der Finanzbuchhaltung für Sie tätig werden. Das vermeidet Doppelerfassungen.
Am wichtigsten ist jedoch die Kontrolle, ob in den eingereichten Reisekostenabrechnungen Beträge enthalten sind, die der Lohnsteuer oder der Sozialversicherung unterworfen werden müssen. Das erkennt der Laie nicht ohne weiteres auf den ersten Blick. Die Nichtbeachtung führt in der Regel zu Problemen bei der nächsten Betriebsprüfung, Lohnsteuer-Sonderprüfung oder Prüfung der Deutschen Rentenversicherung „DRV“. Für Geschäftsführer ist zu beachten, dass diese in bestimmten Fällen persönlich für nicht abgeführte Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge haften können (z.B. unterlassene Insolvenzanmeldung).
Zwei Beispiele, wie schnell Sie Steuerhinterziehung begehen können
A) Ein Mitarbeiter war an einem Tag 15 Stunden auf einer Dienstreise innerhalb Deutschlands unterwegs. Er hat einen wichtigen Kunden im Adlon in Berlin getroffen und sich dort zuvor aus Zeitgründen alleine ein Mittagessen für 60 € gegönnt. Jetzt gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- Wer als Arbeitgeber den vollen Betrag von 60€ an den Mitarbeiter steuerfrei auszahlt, begeht Steuerhinterziehung und Hinterziehung von Sozialversicherungsbeiträgen.
- Der Arbeitgeber erstattet nur den lohnsteuerlichen Pauschbetrag von 14 € und der Mitarbeiter muss die Differenz zu den tatsächlichen Kosten selbst tragen, d.h. diese dürfen bei der Lohnabrechnung nicht mit ausgezahlt werden.
- Der Arbeitgeber erstattet einen höheren oder den vollen Betrag. 14 € bleiben lohnsteuerfrei. Weitere 14 € können zum Pauschalsteuersatz von 25% abgerechnet werden. Der übersteigende Betrag muss voll der individuellen Lohnsteuer des Arbeitnehmers unterworfen werden. Sozialversicherung kommt ggf. hinzu.
B) Ein Mitarbeiter nutzt seinen privaten PKW für eine Dienstreise und rechnet aufgrund der gestiegenen Treibstoffkosten 50 Cent je gefahrenem Kilometer ab. Das ist auch so mit dem Arbeitgeber vereinbart worden. Wenn die 50 Cent pro gefahrenem Kilometer steuerfrei erstattet werden ist das Steuerhinterziehung und Hinterziehung von Sozialversicherungsbeiträgen. Richtig ist es, dass der Mitarbeiter die Mitarbeiter die Reise in einer Abrechnung nachweisen muss und ihm maximal 30 Cent je Kilometer steuerfrei erstattet werden dürfen. Sollen ihm auch die übersteigenden 20 Cent erstattet werden sind diese der Lohnsteuer und Sozialversicherung zu unterwerfen.
Außerdem unterliegt das Thema Reisekosten ständigen Vorschriftsänderungen. Ist das Thema relevant für Sie? Wir erklären hier, wie wir Sie unterstützen können.