Was bedeutet die Geldwäscheprüfung bei der Benefitax?
Wenn Sie Mandant bei der Benefitax werden wollen und die ersten Fragen zu unserem möglichen Auftrag zur Zufriedenheit aller Beteiligten beantwortet sind, gilt es den rechtlichen Vorgaben, die uns der deutsche Gesetzgeber und die EU auferlegen, zu folgen. Zum einen werden wir aus Haftungsgründen erst dann für neue Mandanten tätig, wenn eine unterschriebene Mandatsvereinbarung/Haftungsbegrenzung vorliegt. Zum anderen müssen wir potenzielle Mandanten aufgrund des Geldwäschegesetztes (GWG) überprüfen. Dazu schicken wir ihnen zunächst einen Fragebogen und bitten sie, diesen ausgefüllt und mit den geforderten Dokumenten versehen zurückzuschicken. Bei Privatmandanten ist das in der Regel ein Scan eines gültigen Ausweisdokuments. Bei Unternehmen benötigen wir etwas mehr:
- Einen aktuellen Auszug aus einem Handelsregister (oder vergleichbares)
- Gründungsurkunde
- Scan des gültigen Ausweises des rechtlichen Vertreters des Unternehmens. Achtung: diese Person muss auch im Register als unterschriftsberechtigt eingetragen sein oder über eine Vollmacht einer im Register eingetragenen Person verfügen. Dürfen laut Register nur mehrere Personen zusammen unterzeichnen, ist dies zu beachten.
- Übersicht über die Holding-Struktur mit Angabe der prozentualen Beteiligungsverhältnisse, um den wirtschaftlich Berechtigten ermitteln zu können
In dem Fragebogen geht es im Wesentlichen um die folgenden Punkte:
- Wer ist der Mandant (Name, Registernummer, eingetragene Adresse)
- Wer ist der rechtliche Vertreter?
- Wer sind die wirtschaftlich Berechtigten?
- Gibt es neben den wirtschaftlich Berechtigten weitere Personen, die Einfluss auf den Mandanten haben?
- Gibt es andere Faktoren, die dazu führen könnten, dass wir bei diesem Mandat erhöhte Sorgfaltspflichten haben, z.B. die Herkunft aus einem unsicheren Drittstaat?
Nach Eingang der Dokumente prüfen wir die Einträge auf Plausibilität und recherchieren selbst einige Informationen:
- Wir prüfen, ob der rechtliche Vertreter oder der Mandant ein PEP (politically exposed person) ist, bei denen wir erhöhten Sorgfaltspflichten unterliegen.
- Wir überprüfen, ob die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten aus dem Fragebogen mit den Angaben im deutschen Transparenzregister übereinstimmen (gilt nur für deutsche Firmen)
- Wir beurteilen das Geldwäscherisiko des neuen potenziellen Mandanten anhand der uns vorliegenden Unterlagen und Informationen mittels einer Checkliste.
Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Angabe, schicken wir den Fragebogen zurück und erläutern, was noch fehlt.
Außerdem identifizieren wir unsere neuen Mandanten bzw. deren rechtlichen Vertreter bei uns vor Ort im Büro oder in einem kurzen Gespräch per Teams. Das dauert nur 5 Minuten. Darin stellen wir sicher, dass Person und Ausweisscan übereinstimmen.
Ist auch die Identifizierung abgeschlossen, erstellen wir auf der Grundlage der Informationen, die wir von den potenziellen Mandanten erhalten haben und über die wir uns ausgetauscht haben, eine Mandatsvereinbarung. Diese schicken wir ihnen zusammen mit notwendigen Vollmachten und Datenschutzhinweisen zur Unterschrift. Nach Erhalt der unterzeichneten Dokumente können wir anfangen, für sie zu arbeiten.